Vanaf begin 2022 hebben wij de besteksvoorbereiding en aanbesteding van het project ‘Cyclisch onderhoud bomen’ voor gemeente Rijswijk uitgevoerd. Omdat er sprake is van achterstallig boomonderhoud en er in het verleden niet gewerkt is met onderhoudsbestekken, moesten we bij 0 beginnen. Bij dit project zijn we als volgt te werk gegaan:
1. Besteksvoorbereiding: startoverleg met de projectgroep, afstemmen perceelindeling, opstellen en bespreken conceptbestek gevolgd door een aantal aanpassingsrondes.
2. Afstemming gunningscriteria en beoordelingssystematiek samen met afdeling Inkoop.
3. Opstellen directieraming.
4. Assistentie bij publicatie van de nota’s van inlichtingen.
5. Ondersteuning inkoopteam bij het beoordelen van de plannen van aanpak, begeleiden beoordelingssessie, controle inschrijfstaten en opstellen voorgenomen gunningsbeslissingen.
In eerste instantie zou de aanbesteding opgedeeld worden in twee raamovereenkomsten: Snoeien bomen en Rooien en planten bomen. Tijdens de uitwerking is gekozen om te gaan voor vijf overeenkomsten: Aanplant bomen incl. nazorg, Cyclisch onderhoud bomen, Nader technisch onderzoek, Vellen bomen en Verwijderen stobben en inrichting groeiplaats. Veel aannemers zijn gespecialiseerd in één van de vijf onderdelen en met deze wijze van aanbesteden kan de beste specialist per vakgebied worden gecontracteerd. Vanwege het achterstallig onderhoud hebben we ervoor gekozen om de raamovereenkomsten voor maximaal 8 jaar weg te zetten, om zo de achterstanden weg te kunnen werken en continuïteit in het onderhoud te brengen.
Het was een intensief traject, maar gemeente Rijswijk is tevreden met de uitkomsten: voor vier raamovereenkomsten is een betrouwbare partij gevonden, één perceel moet helaas opnieuw worden aanbesteed omdat hier slechts één geldige inschrijving voor binnenkwam. We gaan met de gemeente onderzoeken hoe we deze raamovereenkomst kunnen aanpassen of verdelen zodat we ook voor deze werkzaamheden een betrouwbare partner kunnen vinden.
Opdrachtgever Jolanda Alsemgeest (beleidsregisseur groen gemeente Rijswijk): “De samenwerking met Alexander den Dikken is weer buitengewoon goed bevallen. Alexander is een betrouwbare en kundige adviseur en een prettig persoon om mee samen te werken. Op naar de volgende aanbesteding!”