In opdracht van de gemeente Rijswijk verzorgden wij de contractvoorbereiding en aanbestedingsbegeleiding voor vier groencontracten. Een uitdagende opgave, waarbij vier afzonderlijke contracten zorgvuldig en gelijktijdig moesten worden voorbereid, afgestemd en aanbesteed vóór de beoogde contractstart. Dit vroeg om een strakke planning, duidelijke communicatie en een goede coördinatie tussen alle betrokken partijen.
Van A tot Z
Onze werkzaamheden bestonden onder andere uit:
- Besteksvoorbereiding van RAW-raamovereenkomsten. In verschillende afstemmingsrondes zijn de stukken inhoudelijk aangescherpt en afgestemd met het projectteam, zodat een solide basis ontstond voor de aanbesteding.
- Het opstellen en uitwerken van aanbestedingsdocumenten. Hierbij is niet alleen gekeken naar de formele eisen, maar hebben we ook meegedacht over de wijze waarop de gemeente de gewenste kwaliteit uit de markt kon halen. Naast de contracten en aanbestedingsleidraden stelden we directieramingen diverse aanvullende bijlagen op.
- Het begeleiden van de aanbestedingsprocedure. Per contract hebben we gekeken welke aanbestedings- en gunningsmethodiek het beste aansloot bij de doelstellingen van de gemeente. Waar de markt toegevoegde waarde kon leveren op kwaliteit, is gekozen voor een beoordeling op basis van Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding (BPKV). Alleen wanneer de opdracht zich daarvoor leende, is gekozen voor gunning op laagste prijs. Bij het contract voor de renovatie van sier- en haagplantsoenen is bijvoorbeeld gekozen voor een BPKV-aanpak, waarbij inschrijvers werden beoordeeld op prijs, een Plan van Aanpak en een interview. Hierdoor ontstond een completer beeld van de werkwijze, deskundigheid en uitvoeringskwaliteit van de aannemers.
- Tijdens het gehele aanbestedings- en gunningstraject bleven wij nauw betrokken en boden we ondersteuning waar nodig. Zo verzorgden wij de inhoudelijke beoordeling van de inschrijvingen, voerden prijscontroles uit en begeleidden waar nodig verificatiegesprekken. Zo ondersteunden wij de gemeente van voorbereiding tot definitieve contractverlening.
Door de verschillende voorbereidingstrajecten parallel te organiseren en de afstemmingsmomenten zorgvuldig op elkaar af te stemmen, konden alle aanbestedingen tijdig worden voorbereid, gepubliceerd, beoordeeld en afgerond, zodat de nieuwe contracten conform planning in gebruik konden worden genomen.
Ook aan de slag met een complexe aanbesteding of contractopgave?
We helpen u graag om structuur aan te brengen, inhoudelijke keuzes scherp te krijgen en het proces beheersbaar te houden. Benieuwd wat we voor uw project kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op.